Privacybeleid

Scouting Gillesa verwerkt persoonsgegevens voor de uitvoering van haar activiteiten. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Van wie verwerkt de Scouting Gillesa persoonsgegevens?

Scouting Gillesa verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn gegevens van:

  • Jeugdleden van Scouting Gillesa
  • Ouders/verzorgers van jeugdleden van Scouting Gillesa
  • Vrijwilligers van Scouting Gillesa
  • Huurders van de gebouwen van Scouting Gillesa

Scouts Online (SOL)

Scouting Gillesa maakt gebruik van het ledenadministratiesysteem Scouts Online (SOL) van Scouting Nederland voor de administratie van persoonsgegevens. Scouting Gillesa conformeert zich aan het privacystatement van Scouting Nederland over hoe omgegaan wordt met de persoonsgegevens in SOL. In het privacy-statement van Scouting Nederland worden de belangrijkste antwoorden gegeven omtrent de verwerking van persoonsgegevens in het ledenadministratiesysteem Scouts Online. Het privacy-statement van Scouting Nederland is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier. De gegevens worden geregistreerd in Scouts Online.
De formulieren worden fysiek bewaard bij het secretariaat van Scouting Gillesa tot maximaal 6 maanden na beȅindinging van het lidmaatschap, waarna deze vernietigd worden.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem Scouts Online.
De penningmeester van de Scouting Gillesa heeft inzicht in de financiële gegevens. Machtigingen worden na beëindiging van het lidmaatschap vernietigd.

Gezondheidsformulieren

Scouting Gillesa hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten, zoals bijv. het zomerkamp, noodzakelijk dat de leiding van de jeugdleden beschikt over bepaalde informatie over de gezondheid van de jeugdleden. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik.
Hiervoor wordt gebruik gemaakt van een gezondheidsformulier die voor de specifieke activiteit op papier dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde gezondheidsformulieren worden zorgvuldig bewaard door de eigen leiding van de jeugdleden en niet gedigitaliseerd. De formulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Deze gegevens worden niet langer bewaard dan waarvoor ze zijn verstrekt en na afloop van de activiteit vernietigd.

Toestemmingsformulier kamp buitenland

Om met kinderen te reizen waarover je niet zelf het ouderlijk gezag hebt, moet je toestemming hebben van de gezaghebbende ouders. Als een speltak met jeugdleden op kamp gaat in het buitenland vraagt Scouting Gillesa aan de ouders een ondertekend toestemmingsformulier en daarbij een kopie van het id-bewijs van (beide) gezaghebbende ouders. Geadviseerd wordt om de bsn onleesbaar te maken op de kopie.
De ingeleverde gegevens worden zorgvuldig bewaard door de eigen leiding van de jeugdleden en niet gedigitaliseerd. Na afloop van het kamp worden deze door de leiding terug overhandigd aan de ouders.

Beeldmateriaal

Scouting Gillesa maakt foto’s en video’s van haar activiteiten ter promotie en als herinnering. Deze kunnen worden geplaatst op de website of social media van Scouting Gillesa.
Foto-albums op de website zijn alleen zichtbaar voor leden van Scouting Gillesa.
Sfeerimpressies zijn wel publiek toegankelijk op de website en social media.
De personen op de foto/video, of de ouders/verzorgers namens de persoon indien de persoon minderjarig is, kunnen bezwaar maken tegen publicatie van foto’s en video’s indien de persoon duidelijk herkenbaar is; in dat geval wordt de foto/video verwijderd. Dit kan door een bericht te sturen naar bestuur@gillesa.nl.

Website

Op onze site www.gillesa.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Er worden geen persoonsgegevens van leden opgeslagen op de website.

Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG)

Scouting Gillesa vereist van al haar vrijwilligers het aanleveren van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Het secretariaat start de aanvraag voor een vrijwilliger. Wanneer de betreffende vrijwilliger de VOG ontvangt, wordt deze zo spoedig mogelijk ingeleverd bij de secretaris. De secretaris verwerkt de ontvangst in SOL en bewaart de ontvangen VOGs op een afgesloten plaats bij de secretaris. Indien een vrijwilliger zijn activiteiten voor scouting Gillesa beëindigd en stopt als vrijwilliger, wordt zijn/haar VOG na uitschrijving als vrijwilliger vernietigd.

Delen met derden

Scouting Gillesa deelt geen persoonsgegevens met organisaties buiten Scouting Nederland.

Geheimhouding

Personen die toestemming hebben om persoonsgegevens te registreren en te raadplegen, delen deze niet, tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken. Denk bijvoorbeeld het delen van gegevens op verzoek van politie of brandweer of delen van gegevens bij noodzaak tot medische hulp, maar ook bij het huren van een kampterrein of inschrijven voor regionale activiteiten. Uitgangspunt is dat Scouting Gillesa steeds kritisch zal afwegen volgens de principes van noodzakelijkheid, proportionaliteit en subsidiariteit of informatie gedeeld dan worden.

Datalekken

Indien er sprake/vermoeden is van een datalek dient dit gemeld te worden bij het groepsbestuur via bestuur@gillesa.nl. Het groepsbestuur maakt vervolgens melding van (vermoedelijke) datalek bij Scouting Nederland conform de ‘procedure datalekken verwerkers’.
Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Gillesa binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (secretariaat@gillesa.nl). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Communicatie over het privacybeleid

Het privacybeleid van scouting Gillesa is terug te vinden via gillesa.nl/privacy en op te vragen via het secretariaat op secretariaat@gillesa.nl.

Vragen of opmerkingen

Vragen of opmerkingen over dit privacybeleid kunnen gesteld worden aan het bestuur via secretariaat@gillesa.nl.